Potwierdzanie Pacjentów, czyli zasady wysyłania skutecznych przypomnień o wizytach

Potwierdzanie Pacjentów, czyli zasady wysyłania skutecznych przypomnień o wizytach

Przypomnienia o umówionej wizycie mają wiele plusów. Po pierwsze, zmniejszają liczbę “zapominalskich”, którzy nie dotrą na umówione spotkanie. Po drugie, pomagają w walce z kolejkami, ponieważ Pacjent otrzymując SMS nie pomyli godziny wizyty, dzięki czemu nie zrobi się bałagan w poczekalni. Po trzecie, zwiększają szansę na informację zwrotną od Pacjentów, którzy jednak nie mogą zjawić się w umówionym terminie, a nie planowali nas o tym poinformować (po przypomnieniu częściej dają znać i proszą o zmianę lub usunięcie terminu). Aby jednak rzeczywiście przypomnienia były skuteczne należy przestrzegać kilku zasad.

 

1. Zadzwoń do nowych osób 

 

Każdy z nas otrzymuje codziennie bardzo dużo wiadomości: SMS-y o promocjach, newslettery, wiadomości z banku. Przypomnienie o umówionej wizycie SMS może najzwyczajniej zagubić się w tych wszystkich powiadomieniach. Najlepszym rozwiązaniem jest zadzwonienie do nowego Pacjenta dzień wcześniej z informacją o terminie wizyty i potwierdzeniem jej. Dzięki temu będziemy mieli pewność (przynajmniej w większości przypadków), że Pacjent dotrze na spotkanie, a jeśli w tym dniu nie będzie jednak mógł to od razu umówimy go na inny, dogodny termin, a ten możemy zwolnić dla kogoś innego. 

 

2. Wysyłaj SMS do stałych Pacjentów

 

Dzwonienie do każdego Pacjenta z przypomnieniem zaplanowanej wizyty kontrolnej byłoby potwornie czasochłonne, dlatego stałym Pacjentom możemy wysłać wiadomość SMS. Warto dołączyć zdanie “prosimy o potwierdzenie wizyty w SMS-ie zwrotnym”. Jeśli z powodu braku czasu nie masz możliwości, aby zająć się wysyłaniem przypomnień, skorzystaj z systemu do zarządzania wizytami, który w pełni automatyzuje wysyłkę potwierdzeń wizyt. 

 

3. Odezwij się do osób, które nie dotarły do gabinetu

 

Wielu dietetyków popełnia błąd i nie dzwoni do Pacjentów, którym nie udało się dotrzeć na wizytę. Najczęściej wynika to z przekonania, że Pacjent zrezygnował i po prostu nie chce się zjawić w naszym gabinecie, więc “nie będziemy mu się narzucać”. Czasami owszem, Pacjent mógł zmienić zdanie, natomiast bardzo często zdarza się tak, że wypadła mu nagła sytuacja i nie zdążył nas o tym poinformować, a potem najzwyczajniej jest mu głupio się odezwać. Sprawdzonym sposobem jest telefon po 15-20 minutach od umówionej godziny wizyty z zapytaniem, czy uda mu się jeszcze dotrzeć na konsultację. Dzięki temu dowiemy się, czy mamy na niego czekać, czy lepiej od razu ustalić nowy termin konsultacji. 

 

4. Pozostań w kontakcie na stałe ze swoimi Pacjentami

 

Wyobraź sobie, że kilka dni po ważnej dla Ciebie wizycie lekarskiej dzwoni Twój lekarz i pyta jak się czujesz… Byłoby to miłe, prawda? Nie warto więc ograniczać interakcji wyłącznie do przypomnień! My, dietetycy powinniśmy zadbać o kontakt z naszym Pacjentem również pomiędzy wizytami, aby czuł, że się o niego troszczymy. Najważniejszy jest jednak kontakt po kilku dniach od odbioru jadłospisu, aby dowiedzieć się, czy na pewno wszystko jest zrozumiałe dla naszego podopiecznego. Poza tym warto pozostać w kontakcie z Pacjentami poprzez wysyłanie e-maili z przepisami, promocjami, czy nowościami. To dobra metoda budowania trwałej relacji z drugą osobą. Jeśli Pacjent po wizycie pozostanie z nami w stałym kontakcie to zwiększymy szansę na ponowne umówienie się.